Anwenderhinweise zum BMF-Schreiben vom 26.11.2010

Stand: 26.07.2016

1.Grundsätzliches

Am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben („Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“) herausgegeben, in dem die Anforderungen an Kassensysteme erheblich verschärft wurden. Im Grundsatz bestehen diese Anforderungen zwar schon seit vielen Jahren, durch Erleichterungsregelungen und die bisherige Auslegung der Vorschriften im Rahmen der Betriebsprüfungen sah die Praxis bei Kassenherstellern und Anwendern bisher jedoch anders aus.

Laut dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem ab sofort alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens 10 Jahre archivieren. Das Schreiben führt auf, welche Daten als „steuerlich relevant“ angesehen werden: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Diese Forderungen sind sehr allgemein, entscheidend dabei ist jedoch, dass sich die Abrechnungsdaten (also zum Beispiel die Tagesumsätze) lückenlos aus den einzelnen Verkaufsvorgängen (also den einzelnen Produkten oder vergleichbaren Rechnungspositionen) herleiten lassen, auch wenn inzwischen Stammdaten oder andere Einstellungen an den Kassensystemen verändert wurden. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Daten nicht verändert werden können und dass die Vollständigkeit prüfbar ist (zum Beispiel durch geeignete fortlaufende Nummern).

Die Archivierung kann auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen. Diese Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem „auswertbaren Format“ und mit „Strukturinformationen“ zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint ist.

Sollten die Kassensysteme eines Anwenders diese Forderung nicht erfüllen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage gestellt werden. In diesem Fall droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen.

Bei den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 handelt es sich nicht um den sog. „Fiskalchip“ (auch unter dem Projektnamen „INSIKA“ bekannt), der Kassendaten elektronisch signiert und 2008 gesetzlich eingeführt werden sollte. Aufgrund des nicht verabschiedeten Gesetzes fehlt eine Rechtsgrundlage für die Verwendung dieser Lösung bei Kassensystemen, so dass ein Einsatz bisher nicht möglich und sinnvoll ist. Das System wird erfolgreich in Taxametern eingesetzt – für Kassensysteme steht es aber momentan nicht zur Verfügung.

Im April 2014 hat der nordrhein-westfälische Finanzminister einen neuen Vorstoß zur Absicherung aller Registrierkassen gegen Manipulationen unternommen. Als technische Lösung soll wiederum das INSIKA-System genutzt werden. Die weitere Entwicklung ist bisher (Stand April 2014) noch nicht absehbar.